Scannen - codia Scan-Logistik GmbH

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Leistungen

Auf dem Weg zur elektronischen Aktenführung



Der sichere Umgang mit Dokumenten und deren ortsunabhängige, schnelle Verfügbarkeit sind in der öffentlichen Verwaltung ein unverzichtbarer Bestandteil des Verwaltungshandelns. Wir unterstützen Sie beim Aufbau und der Pflege Ihres Dokumenten-Management-Systems. Dabei bieten wir sowohl Integrationen in die vorhandenen Fachverfahren als auch Lösungen für verwaltungsweite Schriftgutverwaltung.

Die dafür notwendige Digitalisierung der bereits vorhandenen oder täglich anfallenden Dokumentenmengen ist für viele Verwaltungen ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess, den die codia Scan-Logistik GmbH für Sie organisiert und erledigt.

Zeit und Kosten sparen!

Das codia-Team verarbeitet von Ihnen aufzubewahrendes Aktenmaterial in kürzester Zeit. Nach der
Aufbereitung durchlaufen Ihre Papierdokumente unsere modernen Hochleistungsscanner und werden
zu PDF/A- bzw. TIF-Dateien digitalisiert. Diese werden Ihnen auf verschlüsselten Datenträgern übergeben oder auch auf Wunsch mit der Cloudlösung foxdox verknüpft. Ihr Ausgangsmaterial führen wir auf Wunsch der zertifizierten Vernichtung zu. Die Unterbrechung Ihres Arbeitsprozesses halten wir so gering wie nötig. Wir bieten Scannen mit hoher Auflösung und Volltext-Verschlagwortung der zu scannenden Dokumente. Dabei sorgen wir dafür, dass die Dateigröße gering bleibt, um Speicher- und Datensicherungskapazitäten möglichst klein zu halten. Hierfür stellen wir Ihnen zusätzlich auf Wunsch effektive Kompressionslösungen bereit. Ebenso müssen zwingend revisionssichere Archivformate eingehalten werden (TIF, PDF/A). Die gescannten Dokumente werden von uns in Ihr System eingespielt.

Die Indexierung für schnelles Finden

Eine Attributierung des Datenmaterials nehmen wir in Absprache mit Ihnen projektbezogen vor. Sie
erhalten von uns eine Musterdatenlieferung in den gewünschten Bildformaten (TIFF, PDF/A) zusammen
mit den Metadaten (TXT, JPL) und Volltextdaten, falls gewünscht. Sie können in Ruhe testen und ausprobieren. Erst nach Ihrer Freigabe starten wir den produktiven Scanauftrag, der einer permanenten
Qualitätskontrolle unterliegt. Das heißt, Ihr Material wird stichprobenhaft auf korrekten Inhalt überprüft,
um Fehler von vornherein ausschließen zu können.

Datensicherheit wird großgeschrieben

Ihre Daten werden mehrmals täglich in drei Varianten gesichert und unterliegen ausschließlich Ihrer
und unserer Obhut. Somit ist die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien sowie Datensicherheit zu jeder Zeit gewährleistet. Sofern eine Verarbeitung Ihrer Daten an unserem Standort vereinbart wird, gewährleisten wir selbstverständlich den gesicherten Transport in unsere Räumlichkeiten. Dort werden die Daten durch eine Zutrittskontrolle sowie nach dem Vier-Augen-Prinzip gegen unbefugten Zugriff mehrfach gesichert. des Weiteren erfolgt die Verarbeitung analog Resiscan-Richtlinie mit entsprechender Stapelklasse und einer projektbezogenen Verfahrensdokumentation.

Den genauen Umfang der Sicherheitsmaßnahmen stimmen wir nach den jeweiligen Anforderungen gerne individuell mit Ihnen ab.

Scannen auch bei Ihnen vor Ort

Unter Einhaltung aller Qualitätsmerkmale unserer Arbeit sind unsere Hochleistungs-Scanstrecken mobil einsatzfähig. Somit ist das zentrale Verarbeiten Ihres Aktenmaterials bei Ihnen vor Ort jederzeit umsetzbar und wird den entsprechenden Anforderungen modular angepasst. Für hochsensible Daten bleibt daher gewährleistet, dass unser qualifiziertes Personal in Ihren Räumlichkeiten tätig ist und keine Akte das Haus verlassen muss.

Sprechen Sie uns gerne an und informieren Sie sich hier über codia Unterstützungsmöglichkeiten bei Scannen Ihrer Dokumente.

 
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